Svensk Plattform för Industriell och Urban Symbios

 

Byggstenar och verktyg för facilitering

facilitation support-1015312_1280

Utvecklingen av IUS kan faciliteras och främjas med fokuserade insatser. Syftet med facilitering är att skapa stödjande utvecklingsförhållanden genom att bygga och förbättra relationer mellan aktörer, genom att tillsammans skapa och sprida kunskap och genom att engagera kompetenta aktörer med nödvändiga resurser. För att nå framgångsrikt resultat måste faciliteringsarbetet vara långsiktigt, kontextuellt anpassat, dynamiskt och bör anpassas till rådande förhållanden.

En kort översikt över olika byggstenar för effektiva faciliteringsinsatser ges nedan tillsammans med några verktyg.

training5

Intresserad av en utbildning i IUS?

Om du vill lära dig mer om facilitering och få praktisk erfarenhet? Anmäl ditt intresse för utbildningen vi planerar att erbjuda genom att klicka på knappen nedan.

jag är intresserad

Organisera

Välj en samordnare, bilda ett team för att driva och leda aktiviteterna.

Granska

Granska sammanhanget och identifiera prioriterade aktiviteter och aktörer.

Engagera

Motivera och engagera nyckelaktörer i utvecklingsprocesserna.

Bygg relationer

Stödja interaktioner för att förbättra relationer, förståelse och förtroende.

Öka kunskap

Identifiera nya möjligheter och bedöma deras effekter och utmaningar.

Designa & kör

Utveckling av stödjande affärsmodeller och policyer.

Mäta

Fånga framgång i flera dimensioner.

Kommunicera

Kommunicera prestationer, möjligheter och utmaningar via flera kanaler.

Värdefulla erfarenheter

Några rekommendationer från personer med lång erfarenhet av att arbeta med symbios: 

Håll i och håll ut – det tar tid att skapa symbios.

Symbiostanken ska synliggöras i kommunens styrdokument – exempelvis näringslivsprogram, detaljplaner, osv. 

Viktigt att en aktör, e.g. kommunen, eller regionen, påvisar nyttan och fördelarna med samverkan för att underlätta symbiosutvecklingen

Viktigt att stärka lokal kapacitet som kan ”växlas upp” mot extern finansiering, innovation och policy systemet - regionalt, nationellt och på EU-nivå.

Politiken behöver ta beslut om satsningen - någon behöver få ett uppdrag.

Det är viktigt att anpassa symbiosarbetet utifrån lokala förutsättningar och i utvecklingsprojekt inkludera andra funktioner i kommunen – t.ex. hållbarhet, näringsliv, vuxenutbildning, AME m.f.

team 1015712_1920

Organisera

För att lyckas på längre sikt är det viktigt att ha en processägare, eller en koordinator, som kan driva och samordna faciliterings arbete. En sådan aktör ska kunna identifiera vad som behövs och bör kunna engagera dem som kan hjälpa. 

Att ha en ideell lokal eller regional aktör med långvarig närvaro som samordnare har fördelar eftersom de är neutrala och drivs av den kollektiva utvecklingen av det sammanhang de tjänar. Kommuner, andra offentliga organisationer med regionalt utvecklingsmandat, myndigheter som ansvarar för industriparker eller hamnar samt nätverksorganisationer är väl positionerade för att fungera som samordnare. Kommunerna har ytterligare styrkor på grund av deras förmåga att påverka lokal politik, markanvändning, utveckling av infrastruktur och tillgång till information.

Ett styrgrupp med relevanta aktörer och kompletterande kvalifikationer bör också bildas för att stödja samordnaren och processerna. Teams med representanter från offentliga myndigheter, lokala företag, kunskapsinstitutioner (universitet, forskningsinstitutioner, konsulter) och civilsamhällsgrupper är särskilt effektiva. 

Granska och Planera

Granskningsprocesser möjliggör prioritering av relevanta aktiviteter och aktörer i olika utvecklingsstadier och är kritiska för effektiv facilitering. En omfattande inledande granskning är fördelaktig i början av faciliteringsarbetet för att förstå relevanta förhållanden och fastställa referensläget. Detta kräver identifiering och bedömning av teknofysiska, organisatoriska, sociala och politiska förhållanden. Granskningsresultat används sedan för att planera prioriterade åtgärder och identifiera nyckelaktörer för nästa steg. För kontinuerlig vägledning för facilitering bör regelbundna granskningar genomföras under hela utvecklingsprocessen mot bakgrund av förändrade förhållanden. Aktivitetsaktörens matris (nedan) syftar till att ge en uppfattning om olika aktiviteter som kan behövas i olika utvecklingsstadier och kan hjälpa till att identifiera aktörer för att engagera sig i processen.

  Activity-Actor Matrix

team 1015712_1920

Organisera

team 1015712_1920

För att lyckas på längre sikt är det viktigt att ha en processägare, eller en koordinator, som kan driva och samordna faciliteringsarbetet. Processägaren ska kunna identifiera vilka insatser eller resurser som behövs samt arbeta för att skapa engagemang hos de som berörs.

Att samordnaren/processägaren kan erbjuda en neutral, fysisk plats och är en aktör som verkar långsiktigt har sina fördelar eftersom de då drivs av vilja till kollektiv utveckling och samhällsnytta. Kommuner, andra offentliga organisationer med regionalt utvecklingsmandat, myndigheter som ansvarar för industriparker eller hamnar och nätverksorganisationer, är väl positionerade för att ta rollen som samordnare. Kommuner har viss ytterligare styrka på grund av deras förmåga att påverka lokal politik, markanvändning, utveckling av infrastruktur och tillgång till annan behövlig information.

Ett styrgrupp med relevanta aktörer och kompletterande kvalifikationer bör också bildas för att stödja samordnaren och processerna. Grupper med representanter från offentliga myndigheter, lokala företag, kunskapsinstitutioner (universitet, forskningsinstitutioner, konsulter) och civilsamhällsgrupper är särskilt effektiva. 

Granska sammanhanget och planera

Review

Inventeringsprocesser möjliggör prioritering av relevanta aktiviteter och aktörer i olika utvecklingsstadier och är viktiga för en effektiv facilitering.

Det är fördelaktigt att göra en omfattande inventering i början av faciliteringsarbetet för att förstå förutsättningarna och relevanta förhållanden men även för att beskriva utgångsläget. Detta kräver inventering och bedömning av fysiska, organisatoriska, sociala och politiska förhållanden. Utifrån resultatet planeras prioriterade åtgärder och nyckelaktörer identifieras inför nästa steg. För kontinuerlig vägledning och ett pågående faciliteringsarbete bör regelbundna inventeringar genomföras under hela utvecklingsprocessen. Där till bör bakgrunden till de förändrade förhållandena noteras.

Aktivitetsmatris, se nedan, syftar till att ge en uppfattning om olika aktiviteter som kan behövas i olika utvecklingsstadier av IUS. Matrisen kan hjälpa till att identifiera aktörer och få dem att engagera sig i processen.

 Aktivitet-interresant Matris

Motivera och engagera

team 1015712_1920

Aktörer som kan möjliggöra eller stödja utvecklingen måste engageras i processerna. Det är lämpligt att starta arbetet med en liten grupp. Här bör aktörer som har ett större intresse, aktivt kan bidra och som använder eller bearbetar större mängder resurser prioriteras. Gruppen bör växa gradvis baserat på intresse och behov.

Vid behov kan aktörers motivation stärkas genom att informera organisationernas eldsjälar om IUS som arbetsstrategi, dess fördelar och potentiellt arbetssätt för att realisera identifierade möjligheter. Exempel från andra företag, kommuner och regioner bör användas för att skapa ökat intresse. Till hjälp i arbetet finns en översiktlig presentation av IUS och ett företagsinriktat informationsmaterial (tillgängligt nedan) samt inspirerande filmerna och exempel. Information om ytterligare case finns på bl.a. Maestri-projektets webbplats eller om mer specifika exempel önskas kan ni kontakta SNIUS-medlemmar.

Att genomföra studiebesök är ett annat effektivt sätt att öka engagemang och intresse. I Sverige och i Norden finns det många inspirerande ställen att besöka där det finns ett aktivt arbete med IUS. Kontakta oss för att diskutera vilket studiebesök som kan vara mest intressant utifrån ert sammanhang. 

Tips

Inledningsvis kan användningen av mer välkända termer, som ”material- och energieffektivitet”, ”minskning av resurser och avfallshantering”, vara mer effektivt för att skapa intresse från nya aktörer.

 En översikt över industriell och urban symbios

Lokal samverkan för ökad resurseffektivitet – inspiration till företag

Bygg och förbättra relationer

team 1015712_1920

Starka relationer mellan aktörer är en avgörande faktor eftersom det bygger förtroende, ökar förståelsen för gemensamma utmaningar och möjligheter samt ökar viljan till att inleda ett samarbete. Att tillhandahålla plattformar och processer som möjliggör upprepade och fokuserade interaktioner mellan aktörerna är ett effektivt sätt att bygga och förbättra relationer samt utveckla ett samhälle med innovativa lösningar för resurshantering.

Erfarenheten visar att följande aktiviteter är effektiva för att bygga och förbättra relationerna mellan aktörer:
• Organisera workshops för att identifiera gemensamma problem och möjligheter och bilda tematiska grupper.
• Organisera frukostmöten eller afterworks hos olika aktörer. 

Följande förslag kan användas för att organisera frukostmöten och/eller afterworks..

 Förslag för frukostmöten

Studieresor kan också förstärka relationer, särskild om de ger möjlighet för informella interaktioner. 

Öka kunskap

team 1015712_1920

En central del av faciliteringsarbetet är att tillsammans skapa och sprida kunskap om:

• Synergistiska utvecklingsmöjligheter;
• Potentiella effekter av identifierade möjligheter - för företagen, miljön och samhället;
• Utvecklingsutmaningar och deras potentiella lösningar. 

Identifiera möjligheter

Möjligheter för symbiosutveckling kan systematiskt identifieras genom olika metoder och deras kombinerade användning ger ett bättre resultat. Kunskap om olika aktörers resursbehov och interna kapacitet behövs i dem alla.

I utifrån-metoden studerar externa aktörer, samordnare eller experter, enskilda aktörer separat. Här kommer användningen av screeningverktyg att underlätta sammanställning av relevanta data systemiskt (ett screeningverktyg finns tillgängligt nedan). Ett alternativ är att engagera aktörer som är specialiserade inom ”Resource Qualification and Assessment”. 

I inifrån-metoden tar medlemmar av enskilda organisationer initiativet när det gäller att identifiera symbiotiska möjligheter. Detta gör de genom att presentera sitt resursbehov och alternativa resurser som de kan erbjuda andra. Identifierade alternativ prioriteras utifrån verksamhetens intressen. 

Följande verktyg för anläggningsscreening, utvecklad av Kalundborg Symbios i Danmark, kan användas för att systemiskt samla och analysera data. Kunskap från anställda och experter, litteraturstudier, fallstudier och exemplen i resursutbyte databas, se nedan, kan ge idéer på möjliga synergier. 

 Ladda ner verktyg för anläggningsscreening.

 Ladda ner rapporteringstillägg för anläggningsscreeningverktyg. 

 Ladda ner resursutbyte database (https://doi.org/10.17863/CAM.12608)

Workshops för att identifiera synergier är en samverkansmetod som går ut på att aktörer identifierar symbiotiska möjligheter tillsammans genom att diskutera resursbehov och intern kapacitet med varandra. Dessa workshops är ofta mycket effektiva och kräver lite resurser. Kontakta gärna oss för stöd med att organisera effektiva workshops - även möjligt på distans.

Bedöma effekter

Syftet med att bedöma effekter är att få kännedom om och lyfta förväntade miljö-, affärsmässiga- och socioekonomiska fördelar av identifierade synergier. Dessa bedömningar baseras på kvantitativa och kvalitativa skillnader i resursanvändning där ett utgångsläge ställs i förhållande till ett scenario som bygger på samverkan i industriell och urban symbios. Enklare kvantitativa bedömningar eller mer komplexa och resurskrävande bedömningar baserade på livscykelanalyser kan utföras. Mest vanligt är att det ekonomiska utfallet baseras på kostnadsskillnader mellan referensfallet och symbiosscenariot till exempel för inköp, avfallshantering, drift och logistik och investeringar samt på intäkter. För mer representativa och mer omfattande bedömningar bör andra aspekter som risk och bildkonsekvenser övervägas. För de socioekonomiska bedömningarna beaktas dessutom effekter på lokal sysselsättning/skapade arbetstillfällen, skatteintäkter samt förändringar i lokal miljökvalitet. Kontakta oss om ni vill veta mer om konsekvensbedömning eller komma i kontakt med experter inom området.

Analysera utmaningar

En mer omfattande identifiering och bedömning av utmaningarna för realisering av potentiella utvecklingsmöjligheter är en viktig del av faciliteringen. Detta kräver en noggrann bedömning av faktorer som påverkar den tekniska genomförbarheten, affärsmöjligheterna och tillståndsprocesser. Analysen av utmaningarna bör sedan användas för att engagera rätt aktörer samt prioritera och genomföra rätt åtgärder. Kontakta oss för vägledning om systematiskt bedömning och analys av utmaningar.

Designa och kör

team 1015712_1920

Här fokuseras på formulering av affärsmodeller, utveckling av fullskalig infrastruktur eller för pilotstrukturer, samt utveckling av nya policyelement som möjliggör eller stödjer symbiotisk aktivitet.

Vid design av affärsmodeller krävs att avtal upprättas för investeringar och ägande av projekttillgångar, operativt ansvar, tillgångar, behov samt av eventuella sanktioner, priser och tid. De flesta av dessa förhandlas fram av kommersiella partners, men facilitatorer kan bidra till denna process samtidigt som de kan främja öppenhet och rättvis fördelning av vinst och andra nyttor, vilket förbättrar relationernas stabilitet.

Lokal och regional politisk förankring är en annan viktig aspekt vid utveckling av IUS. Malmö stads huvudplan för hamnområdet och markförsäljningsmetoder som införts i vissa svenska kommuner är några exempel på när lokal policy stödjer IUS. En rapport från Baltic Industrial Symbiosis-projektet innehåller en bra överblick över lokala politiska strategier för att stödja IUS.

Mäta framgång

team 1015712_1920

En viktig del av faciliteringen är att identifiera och mäta olika dimensioner av framgång. Även om förändringar i fysiska resursflöden och tillhörande fördelar vanligtvis är de indikatorer som prioriteras, är det viktigt att övervaka framsteg även inom andra relevanta områden. Andra områden är exempelvis förändringar i relationer mellan aktörer, kunskapsutveckling, ökat intresse för symbiotiska utvecklingsmöjligheter, förändringar i den lokala organisationen och styrningen samt relationer med externa aktörer. För stöd vid bedömning av institutionella förändringar kan facilitatorer kontakta oss.

Kommunicera symbiosarbetet

team 1015712_1920

Till den sista delen som är också den klart viktigaste - intern såväl som extern kommunikation. Det har från tidigare symbiosutveckling konstaterats vara väldigt viktigt att kommunicera om pågående arbete, prestationer och framgångar samt möjligheter och utmaningar både med sitt externa nätverk och internt. Kommunikationsarbetet måste vara en kontinuerlig process som ingår i alla steg beskrivna ovan. Hur kommunikationen sedan sker, vad för aktiviteter som anordnas och vilka resurser som läggs på det skiljer sig åt. Det viktiga är att arbetet görs.

Ett mycket effektiv sätt för kommunikation är att skapa visuellt material som illustrerar framtida potentiella möjligheter. I Sotenäs har till exempel en mycket enkel skiss av intressanta framtida utvecklingsmöjligheter fungerat som en stark magnet och lockat nya aktörer till kommunen och symbiosnätverket.

Sponsored by the Swedish Innovation Agency. 

vinnova complete-green